With the end of the implementation of the PSBB-Large-Scale Social Restrictions, in several cities in Indonesia, the government has allowed the community to be able to carry out activities as before with a number of adjustments according to the health protocol.

The return of business and office operations was welcomed by the business owner. The entrepreneurs are ready to run their business activities again by applying the new normal protocol from the government. For business owners, the return of business operations is expected to turn the economy around.

The Covid-19 pandemic makes the current conditions unpredictable, now we are entering a transition period but if things get worse, work policies from home will be re-implemented. Many experts say that to support employee management and business processes at this time, the right technology is needed to build a company culture and can help companies to digitize business processes to minimize direct contact.

Automation technology, one of which is the Human Resource Information System-HRIS, can be a solution to manage employee shifts, absenteeism, reimbursement, payroll, leave, taxes and others more accurately, which at the same time can also control the risk of transmission due to less physical distancing where HR can manage the time attendance, leave and other thing through online, so everything can be track and inform, and another thing is that HR can focus on other functions more strategic.

it’s easy to think about how much easier a company’s operational activities can be if automated, but another question that needs to be considered is “How to Stay Within Budget When Implementing HR Software?” The following tips can help to stay within budget.

1.The positive impact you’ll receive.

Most of us will look at every feature available on the system that can be used by organizations. Some features may be overly complicated to automate and actually add time, or only save an insignificant amount of time and trouble.

While selecting an HRIS for your organization, it is very important to analyze your needs versus the wants. The package selected should meet current business needs and it should have the flexibility to grow and expand with the organization into the foreseeable future. When opting to add features, it’s important to consider whether the features will really add value and be worth the investment.

2. Overcome your technology constraints

Your IT department and your HR department must work together to analyze the organizational technology constraints. Check the technological aspects before choosing HRIS. check that the system is compatible and meets company / organization security requirements, and align solutions with IT strategies (cloud vs on-premise, middleware, etc.)

3.Budgetary constraints

You need to realize that investing money in your choice of HRIS is not an expense but an investment. They are basically the heart and soul of everything needed to perform human resources and payroll.

While knowing your budget is an important aspect, you should not settle for a solution which would fit in your budget range but rather would focus on fulfilling your business needs.

Having the right system for your company makes all the difference because we use our systems for countless tasks! We use the system for house all of our employee data, track attendance, time off accruals and balances, track employee benefits, process payroll, pay rates and deductions, tax setup, payroll tax filing, performance reviews, write reports, and many more. Focus on the effectiveness of the product and its long-term benefits.

4.Plan for integration

HRIS systems provide flexibility for integration with accounting software and other company HR systems. Choose HRIS that has the ability to have an easy data export facilitates effective interfacing with accounting software and corporate HR systems.

Seamless integration between HRIS and your accounting system, for example, can do wonders! the integration can benefit organizations with a single source of data entry, reduced manual intervention, increased accuracy, comprehensive reporting, and minimized compliance risk.

5.Selection of a Vendor

HRIS is a long-term investment for a business. Selection of a vendor is similar to forming a partnership. So, make sure you are choosing the right vendor. There are several important points should be considered while selecting a vendor.

• Vendor stability
• Ability to provide technical support post-installation of the HRIS
• Experience in HRIS implementation and the time period that the vendor has been in the business

Now that you know some of the factors that need to be considered for choosing an HRIS solution, choose wisely

Connect with me on LinkedIn and share your ideas for a great HR world. Check out our website.

(Bahasa version)

Penerapan Sistem HRIS

Dengan berakhirnya implementasi Pembatasan Sosial Skala Besar PSBB, di beberapa kota di Indonesia, pemerintah telah memungkinkan masyarakat untuk dapat melakukan kegiatan seperti sebelumnya dengan sejumlah penyesuaian sesuai dengan protokol kesehatan.

Kembalinya operasi bisnis dan kantor disambut baik oleh pemilik bisnis. Pengusaha siap untuk menjalankan kegiatan bisnis mereka lagi dengan menerapkan protokol normal baru dari pemerintah. Bagi pemilik bisnis, pengembalian operasi bisnis diharapkan dapat membalikkan perekonomian.

Pandemi Covid-19 membuat kondisi saat ini tidak dapat diprediksi, sekarang kita memasuki masa transisi tetapi jika keadaan menjadi lebih buruk, kebijakan kerja dari rumah akan diimplementasikan kembali. Banyak ahli mengatakan bahwa untuk mendukung proses manajemen karyawan dan proses bisnis saat ini, teknologi yang tepat diperlukan untuk membangun budaya perusahaan dan dapat membantu perusahaan untuk mendigitalkan proses bisnis untuk meminimalkan kontak langsung.

Teknologi otomasi, salah satunya adalah Human Resource Information System-HRIS, dapat menjadi solusi untuk mengelola shift karyawan, absensi, penggantian, penggajian, cuti, pajak, dan lainnya secara lebih akurat, yang pada saat yang sama juga dapat mengendalikan risiko penularan. karena jarak yang jauh secara fisik di mana HR dapat mengatur waktu kehadiran, cuti dan hal lainnya melalui online, sehingga semuanya dapat dilacak dan diinformasikan, dan hal lain adalah bahwa SDM dapat fokus pada fungsi-fungsi lain yang lebih strategis.

Mudah untuk berpikir tentang seberapa mudah kegiatan operasional perusahaan dapat dilakukan jika terotomatisasi, tetapi pertanyaan lain yang perlu dipertimbangkan adalah “Bagaimana Tetap Sesuai Anggaran Saat Menerapkan HR Software?” Tips berikut dapat membantu untuk tetap dalam anggaran.

1.Dampak Positif yang akan anda terima.

Sebagian besar dari kita akan melihat setiap fitur yang tersedia pada sistem yang dapat digunakan oleh organisasi. Beberapa fitur mungkin terlalu rumit untuk diotomatisasi dan benar-benar menambah waktu pada pelaksanaannya, atau hanya menghemat waktu dan masalah yang tidak terlalu signifikan.

Saat memilih HRIS untuk organisasi Anda, sangat penting untuk menganalisis kebutuhan Anda versus keinginan. Paket yang dipilih harus memenuhi kebutuhan bisnis saat ini dan harus memiliki fleksibilitas untuk tumbuh dan berkembang bersama organisasi ke masa yang akan datang. Saat memilih untuk menambah fitur, penting untuk mempertimbangkan apakah fitur tersebut akan benar-benar menambah nilai dan layak investasi.

2.Mengatasi kendala teknologi.

Departemen IT Anda dan departemen SDM Anda harus bekerja bersama untuk menganalisis kendala teknologi organisasi. Periksa aspek teknologi sebelum memilih HRIS. Periksa apakah sistemnya kompatibel dan memenuhi persyaratan keamanan perusahaan / organisasi, dan selaraskan solusi dengan strategi IT (cloud vs on-premise, middleware, dll.)

3. Kendala anggaran

Anda perlu menyadari bahwa memilih suatu solusi HRIS adalah suatu investasi. Mereka pada dasarnya adalah hal yang mendasar dari segala yang dibutuhkan untuk melakukan proses HR dan penggajian.

Meskipun mengetahui anggaran Anda adalah aspek penting, Anda tidak harus puas dengan solusi yang sesuai dengan kisaran anggaran Anda, tetapi lebih pada fokus untuk memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

Memiliki sistem yang tepat untuk perusahaan Anda akan membuat perbedaan yang besar karena kita menggunakan sistem tersebut untuk tugas yang beragam. Sistem tersebut kita gunakan untuk menampung semua data karyawan, mengatur waktu kehadiran, mengatur cuti karyawan dan jumlah sisa cuti mereka, mengatur manfaat yang diterima karyawan, proses penggajian, tingkat dan pemotongan gaji, pengaturan pajak, pengarsipan pajak penggajian, ulasan kinerja (performance reviews), penulisan laporan, dan banyak lagi. Fokus pada efektivitas produk dan manfaat jangka panjangnya.

4. Rencanakan untuk Integrasi

Sistem HRIS dapat memberikan fleksibilitas untuk integrasi dengan perangkat lunak akuntansi dan sistem SDM perusahaan lainnya. Pilih HRIS yang memiliki kemampuan untuk memiliki ekspor data yang mudah memfasilitasi antarmuka yang efektif dengan perangkat lunak akuntansi dan sistem SDM perusahaan.

Integrasi yang sempurna antara HRIS dan sistem akuntansi Anda, misalnya, dapat melakukan keajaiban! integrasi dapat menguntungkan organisasi dengan satu sumber entri data, mengurangi intervensi manual, meningkatkan akurasi, pelaporan komprehensif, dan meminimalkan risiko kepatuhan.

5.Pemilihan Vendor

HRIS adalah investasi jangka panjang untuk bisnis. Pemilihan vendor mirip dengan membentuk kemitraan. Jadi, pastikan Anda memilih vendor yang tepat. Ada beberapa poin penting yang harus diperhatikan saat memilih vendor.

• Stabilitas vendor
• Kemampuan untuk memberikan dukungan teknis pasca pemasangan HRIS
• Pengalaman dalam implementasi HRIS dan periode waktu yang digunakan vendor dalam bisnis ini.

Sekarang setelah Anda mengetahui beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan untuk memilih solusi HRIS, pilihlah dengan bijak.

Connect with me on LinkedIn and share your ideas for a great HR world. Check out our website.